Архитектура мероприятия – проектирование успешных конференций.
Видео с Сергеем. По примеру:
https://www.youtube.com/watch?v=dateSWJc5xI Современный мир переменчив. Чтобы оставаться в тренде – нужно следовать передовым практикам. Это относится как к повседневной жизни отдельного человека, так и к рабочим процессам организаций. Мы в «СТО Конгресс» убеждены: «время ничего не меняет, это мы меняем время». И готовы предложить клиентам эффективные и смелые идеи по проектированию успешных конференций.
«Архитектура мероприятий» - методика, созданная Маартеном Ваннесте. Возникающая аналогия с архитектурой здания неслучайна. В «Архитектуре мероприятий» так же, как и в проектировании зданий, продумывание всех аспектов на начальном этапе стратегически важно для достижения целей будущих делегатов, спикеров и оргкомитета. Так же, как проектирование пространства здания архитектором значимо для комфорта будущих жильцов.
Логистика мероприятия - перелеты, отели, площадки, оборудование, транспорт и питание - съедающая до 90% бюджета и временных затрат, оставаясь фундаментом здания, отходит на второй план. Становясь одним из инструментов в руках организаторов конференций, средством для достижения целей и задач участников мероприятия.
Научная программа Казалось бы, как конгресс-оператор может помочь в создании научной программы? Но на самом всё не так однозначно.
Создание рационального графика конференции поможет снизить психологическую и физическую усталость у участников. Поставьте наиболее напряжённые лекционные программы и практические занятия в начало дня, затем постепенно снижайте информационную нагрузку, чтобы дать возможность участникам усвоить максимальное количество информации. Хороший оратор способен поставить в конце учебного дня не точку, а восклицательный знак. Позвольте «СТО Конгресс» вместе с вами помочь лекторам сконструировать незабываемую речь.
Наряду с научно-образовательными мероприятиями, продумайте перерывы на здоровое питание. Это благотворно влияет на мозговую активность. Оставьте в графике время для лёгких физических занятий.
Помните про циклы внимания! Если вы говорите в течение часа, внимание слушателей рассеивается. Почему бы не помочь участникам сосредоточиться?
Что если разбить информацию на части по 15 или 20 минут, между которыми будут проходить интерактивные мероприятия? Вы можете говорить в течение, например, получаса, но каждые 15 минут отвлекаться на небольшой интерактив.
Стандартные лекции и стандартные перерывы, разумеется, не канули в лету. Но у оргкомитета появляется больший выбор новых форматов для создания яркой конференции.
Изменение пространства мероприятия Применение новых форматов привносит в организацию конференций революционные перемены. Работа с новыми форматами означает выход за стандартные рамки и при построении пространства конференции. Окружающее пространство должно способствовать обучению, общению и вдохновению участков. Мотивировать их не только к достижению максимальных результатов на конференции, но и к дальнейшему саморазвитию.
Измененное и дополненное пространство по-новому воздействует на органы чувств и поведение участников. Помогает легко сориентироваться и понять свои задачи при прослушивании каждой отдельной лекции. Вы спросите, как?
Вопрос рассадки Различные форматы мероприятий требуют различных типов рассадки гостей.
Рассадка может способствовать или стать препятствием для обучения и общения. В прошлом она часто была преградой. Пришло время изменить это.
Удобная для участников группа – 6–8 человек, которые сидят за круглым столом. Это позволяет им чётко слышать спикера. При этом они имеют возможность переброситься несколькими фразами, не мешая окружающим. Не забудьте про лёгкий доступ к микрофонам для всех желающих.
С другой стороны, почему все должны сидеть? Когда мы стоим, восприятие и обсуждение полученных знаний столь же эффективно, но, как правило, занимает на треть меньше времени.
Маартен предлагает абсолютно нестандартные решения для отдыха и обучения. Например, «walkie—talkies», на русский это можно перевести как "ходилки - говорилки". Это групповые прогулки, которые объединяют обучение с физическими упражнениями.
Планирование пространства за пределами конференц-зала не менее важно. М. Ваннесте ввел такое понятие, как «место для сиесты» - это место, где люди могут отдохнуть ото всех, привести в порядок свои мысли и немного размяться. Мы убеждены, что участники конференции, а особенно спикеры, будут благодарны за это организаторам.
На усвоение информации влияет множество факторов. Важно помнить, что мы бессознательно реагируем на окружающую нас среду в целом и на её элементы в частности. Такие элементы как цвет, свет, элементы декора, музыка, ароматы. Так, например, синий цвет способствует развитию творческих способностей.
Естественный свет и свежий воздух снизят утомляемость участников. Художественные элементы – картины, статуи, мозаика – вдохновят делегатов.
Зелёные растения повысят работоспособность участников на 15%. Запахи сделают вашу конференцию незабываемой в прямом смысле этого слова – оставят «якорь» в подсознании слушателей, и при вдыхании аромата где-то еще они вспомнят про вас. Например, аромат мяты расслабит участников, а мандарина и шоколада поможет с бОльшим внимаем читать то, что вы показываете в своей презентации. А резкий запах цветов в цветочной композиции на сцене может отвлекать внимание спикеров.
Музыкальное сопровождение поможет создать нужное вам настроение у аудитории перед началом лекции.
Технологии Мультимедийные системы стали частью нашей жизни. Социальные сети облегчают связь между участниками до, вовремя и после мероприятия. На конференции делегаты приезжают со смартфонами, ноутбуками, планшетами – важно обеспечить высокоскоростной интернет, станции подзарядки; «облако», для хранения необходимой информации. Оргкомитету не стоит упускать из вида создание актуальной новостной ленты в Facebook и Twitter.
Технологические новинки – от приложений для смартфона до системы онлайн регистрации не должны быть жёстко привязаны к качественному интернет–соединению и должны быть доступны с любого устройства, независимо от его операционной системы и технологической начинки.
Пусть ваши потенциальные участники будут независимы от качественного интернета: после заполнения формы регистрации без интернет-соединения, она должна отправиться, когда соединение появится.
Важно не забывать о том, что новые технологии привнесли возможность в короткие сроки корректировать свет, температуру воздуха, акустику, видеоряд и т.д. Участникам трудно сфокусироваться, если плохо видно или слышно выступающего. В залах с колоннами повесьте дублирующие экраны. Организуйте рассадку так, чтобы делегатам было видно и слышно спикера из любой точки зала. Позаботьтесь об их комфорте, и благодарность не заставит себя ждать.
Спикеры Произошёл радикальный сдвиг в работе со спикерами. Меняется парадигма – выступление спикера выходит за привычные рамки. Но эти изменения в большей степени касаются слушателей, чем докладчиков. Разрыв между тем, что знает спикер и знаниями, которыми владеют делегаты, практически исчез. Учитесь у своих коллег и с помощью своих коллег. Результат будет только если вы сами выберете учиться.
Мы перешли от цепочки «предмет изучения – его изучение - лекция от лектора» к цепочке «предмет изучения – его изучение – обмен опытом между участниками конференции». Частично обязанности лектора делегируются участникам.
Вовлекайте слушателей в диалог. Проводите разбор клинических случаев совместно с делегатами. Введите интерактивное голосование. Гибкость и готовность лектора к перемене темы разговора в зависимости от запросов аудитории, будет оценена делегатами.
Немаловажно помочь новым участникам быстро освоиться на конференции. Пусть мотивационные спикеры на пре-конгрессе объяснят аудитории, как правильно знакомиться, налаживать деловые контакты и снимут психологическое напряжение. Оно возникает, когда человек приезжает в новое для себя место.
Питание участников Научные исследования подтвердили прямую связь между тем, что вы едите, и вашей способностью к обучению. Организаторы мероприятия должны обеспечить полноценное здоровое питание для участников в первой половине дня и лёгкий перекус во второй. Это поможет делегатам весь день быть в тонусе. По словам Andrea Sullivan, президента BrainStrength Systems, выступившем на IACC Thought Leaders' Summit «Когда люди едят здоровую пищу, высвобождаются полезные нейротрасмиттеры: допамин – мотивирующий нас и серотонин – «гормон счастья». И хорошая новость для любителей кофе – одна чашка утром по прежнему разрешена».
_____________________________________________________________________________________
Мы убеждены: вы многое почерпнули из этого текста. Всегда рады делиться нашими знаниями и учиться у наших партнёров. Но будьте уверены – это далеко не все наши познания в «Архитектуре мероприятия». Позвоните нам. Проконсультируйтесь у наших специалистов. Команда «СТО Конгресс» поможет спроектировать мероприятие на новом уровне.