Программа мероприятия
Спланируйте ваш успех
Программа Вашего мероприятия составляет для делегатов, спикеров и спонсоров ту ценность, на основе которой они принимают решение, участвовать в событии или нет.
Сможете ли Вы создать эту ценность и донести это до всех заинтересованных сторон — определяет, в конечном итоге, успешность проекта. Здесь, как и в других областях человеческой деятельности, есть технические моменты, поддающиеся изучению и системному совершенствованию, а есть вопросы исключительно человеческого свойства, основанные на опыте и таланте организаторов. Одно не исключает и не заменяет другое. Наша часть работы больше техническая (почему нас еще иногда называют «техническими организаторами»), хотя она и не механическая и уж точно непростая.
При этом необходимо понимать, что настоящий успех возможен только:
При понимании обеими сторонами (организатором и техническим партнером, то есть нами) важности полноценного партнерства, основанного на взаимном уважении и понимании важности работы друг друга
При удачном сочетании формы и содержания
Процесс создания программы мероприятия универсален. Организаторам необходимо ответить на следующие базовые вопросы:
Зачем? Что? Как?
Именно в этой последовательности и никак иначе.
Зачем? Что? Как?
Именно в этой последовательности и никак иначе.
Ответ на вопрос «Зачем?» мы подробно разбирали в разделе маркетинговый анализ мероприятия. Если работа сделана «на совесть», и мы действительно понимаем, для кого мы работаем, их потребности и ожидания, то можно перейти к ответу на вопрос «Что?».
И вот программа мероприятия как раз отвечает на этот вопрос. Забегая вперед, просто чтобы был понятен весь цикл, ответ на вопрос «Как?» лежит в области нашей экспертизы как организаторов, и это множество деталей, сложенных в один паззл. Другими словами, у каждого аспекта организации есть свои нюансы, частично описанные на страницах этого сайта.
И вот программа мероприятия как раз отвечает на этот вопрос. Забегая вперед, просто чтобы был понятен весь цикл, ответ на вопрос «Как?» лежит в области нашей экспертизы как организаторов, и это множество деталей, сложенных в один паззл. Другими словами, у каждого аспекта организации есть свои нюансы, частично описанные на страницах этого сайта.
Выбор формата (типа) мероприятия
Правильный выбор формата события — базис для проведения успешного мероприятия. И хотя различия между некоторыми форматами размыты, все-таки нужно правильно определить, ЧТО мы организуем. Мы поможем определиться с форматом мероприятия, отталкиваясь от ожиданий оргкомитета, его целей и задач, а также технических возможностей площадки.
Конструирование (архитектура) мероприятия
ОТКРЫТИЕ
ПЛЕНАРНЫЕ ЗАСЕДАНИЯ
САТЕЛЛИТНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ
ЗАКРЫТИЕ
В последние годы стараниями ряда экспертов в области организации мероприятий, в первую очередь, Мартина Ваннесте, пропагандируется новая профессия: «архитектор мероприятий». В противовес традиционным логистам (ивент-менеджерам), архитектор продумывает и проектирует основу, «здание» мероприятия с учетом норм, стандартов и законов такой «архитектуры». Никого уже не надо в наши дни убеждать в том, что здание нельзя строить без архитектора, ведь это вопрос не только красоты или удобства (хотя и это важно), но и эффективности строительного процесса, и что самое главное, безопасности. И как архитекторы бывают опытные и не очень (знают или нет ответ на вопрос «как?»), так и организаторы мероприятий в общем все имеют общее представление о том, что программа состоит из пленарных заседаний, круглых столов, мастер-классов, церемоний открытия и закрытия, кофе-брейков, экскурсий и т. п., но только профессионалы знают тонкости и нюансы при составлении программы, которая послужит успеху мероприятия.
Ежегодно появляются новые эффективные форматы в рамках мероприятий. Завтраки с экспертами, интерактивное голосование, симуляционные курсы, онлайн операции, онлайн включения. Не пренебрегайте ими. Они помогут оживить программу мероприятия и сделать её полезной для каждого участника.
Подробнее о выборе формата можно узнать в соответствующей статье.
Ежегодно появляются новые эффективные форматы в рамках мероприятий. Завтраки с экспертами, интерактивное голосование, симуляционные курсы, онлайн операции, онлайн включения. Не пренебрегайте ими. Они помогут оживить программу мероприятия и сделать её полезной для каждого участника.
Подробнее о выборе формата можно узнать в соответствующей статье.
Выбор тематик
По своей сути, тематики мероприятия — несколько наиболее важных, чётко сформулированных направлений предстоящего события. Изучив их, участники и спонсоры узнают, какая научная программа ожидает их во время конференции, какие темы будут обсуждаться и примут решение о своём участии.
Помните, что тематики должны привлекать делегатов, спикеров и спонсоров. Поймите сами и покажите Вашей аудитории, почему именно эти тематики значимы и актуальны для них на сегодняшний день. Помните, что выбор тематик также определяет состав Вашей аудитории. Если Вы выбираете хирургические тематики, не ожидайте бурного интереса амбулаторных специалистов. Если Вы собираетесь обсудить роботическую хирургию, Вы должны понимать, что тем, у кого нет доступа к роботам (а это в России единичные специалисты), тема будет интересна с познавательной, но не практической точки зрения (а значит не в высоком приоритете). Выбор тематик позволяет организаторам задать направление и рамки последующего создания программы мероприятия.
Узнать больше по теме можно в статье «Как формируется программа. Тематики»
Узнать больше по теме можно в статье «Как формируется программа. Тематики»
Сбор, обработка и публикация тезисов
Важное условия публикации в итоговом научном сборнике события — верное оформление тезисов докладов...
Важное условия публикации в итоговом научном сборнике события — верное оформление тезисов докладов...
Необходимо подробно и понятно прописать, какой следует использовать текстовый редактор, тип и размер шрифта, требование к иллюстрациям, оформление списка цитируемой литературы. Это облегчит работу и сэкономит время на вёрстку сборника тезисов мероприятия.
Многим участникам важно, чтобы их опубликовали — дайте им чёткие указания, как этого добиться. Им также важно выступить на мероприятии со своими докладами и презентациями. Не отказывайте в этом. Доклады о последних исследованиях и новаторских разработках оживят научную программу.
Многим участникам важно, чтобы их опубликовали — дайте им чёткие указания, как этого добиться. Им также важно выступить на мероприятии со своими докладами и презентациями. Не отказывайте в этом. Доклады о последних исследованиях и новаторских разработках оживят научную программу.
Спикеры: выбор, приглашение и поддержка
Задумываясь над выбором спикеров, отталкивайтесь от их профессионализма в выбранных тематиках, популярности у аудитории и ораторского мастерства...
Задумываясь над выбором спикеров, отталкивайтесь от их профессионализма в выбранных тематиках, популярности у аудитории и ораторского мастерства...
Спикеры приезжают на событие с конкретными целями — поделиться своим годами накопленным опытом и опытом своих коллег, рассказать о научных достижениях и об их влиянии на развитии отрасли, описать и обсудить нестандартные случаи из повседневной практики.
Блестящие специалисты — будь то выдающиеся врачи, юристы или бизнесмены — не всегда хорошие ораторы. Мы рекомендуем выбирать среди тех, кто отлично владеет темой доклада и, при этом, хорош в ораторском искусстве: умеет «держать» зал, работает с аудиторией, подключает слушателей к диалогу, вовлекает их в обсуждение. Подбирайте лекторов, которые помогут развитию Вашего события, настроят на позитивный тон аудиторию, прочитают актуальный, научно обоснованный доклад, вдохновят участников, привлекут внимание к мероприятию делегатов и спонсоров.
Если же Вы сомневаетесь в ораторском мастерстве выбранных Вами спикеров или они редко выступают на публике, обратитесь в «СТО Конгресс». Мы проведём комплексную подготовку лектора: научим его легко и непринуждённо держаться на публике, объясним, как кратко и ясно формулировать свои мысли, расскажем об основах создания презентаций. Как правильно работать с аудиторией, что такое циклы внимания слушателей и почему важно их соблюдать, как вовлечь слушателей в диалог. Мы научим спикеров «чувствовать» аудиторию и рассказывать только полезную и ценную информацию для участников. Ссылка на статью по обучению ораторскому мастерства.
На площадке докладчикам создаются наиболее благоприятные для работы условия: VIP комнаты для отдыха, общения и подготовки к докладу, выделенные стойки регистрации, персональное сопровождение, приглашения на приемы и гала-ужины, специальная экскурсионная программа, подарки — все, чтобы авторитетные спикеры могли полностью сосредоточиться на выступлении и общении с коллегами.
Блестящие специалисты — будь то выдающиеся врачи, юристы или бизнесмены — не всегда хорошие ораторы. Мы рекомендуем выбирать среди тех, кто отлично владеет темой доклада и, при этом, хорош в ораторском искусстве: умеет «держать» зал, работает с аудиторией, подключает слушателей к диалогу, вовлекает их в обсуждение. Подбирайте лекторов, которые помогут развитию Вашего события, настроят на позитивный тон аудиторию, прочитают актуальный, научно обоснованный доклад, вдохновят участников, привлекут внимание к мероприятию делегатов и спонсоров.
Если же Вы сомневаетесь в ораторском мастерстве выбранных Вами спикеров или они редко выступают на публике, обратитесь в «СТО Конгресс». Мы проведём комплексную подготовку лектора: научим его легко и непринуждённо держаться на публике, объясним, как кратко и ясно формулировать свои мысли, расскажем об основах создания презентаций. Как правильно работать с аудиторией, что такое циклы внимания слушателей и почему важно их соблюдать, как вовлечь слушателей в диалог. Мы научим спикеров «чувствовать» аудиторию и рассказывать только полезную и ценную информацию для участников. Ссылка на статью по обучению ораторскому мастерства.
На площадке докладчикам создаются наиболее благоприятные для работы условия: VIP комнаты для отдыха, общения и подготовки к докладу, выделенные стойки регистрации, персональное сопровождение, приглашения на приемы и гала-ужины, специальная экскурсионная программа, подарки — все, чтобы авторитетные спикеры могли полностью сосредоточиться на выступлении и общении с коллегами.
Формирование программы мероприятия
Понятное, логично составленное расписание поможет участникам посетить значимые для них лекции, пообщаться со спикерами, набраться сил во время отдыха...
Понятное, логично составленное расписание поможет участникам посетить значимые для них лекции, пообщаться со спикерами, набраться сил во время отдыха...
Перед началом события «СТО Конгресс» совместно с оргкомитетом разрабатывает сетку мероприятия — программу с учетом имеющегося времени, количества запланированных секций, количества имеющихся залов и их вместимости. Сетка мероприятия логично сочетает в себе лекционные и практические занятия: доклады и круглые столы, пленарные заседания и сателлитные симпозиумы, мастер-классы и завтраки с экспертами и многие другие форматы.
При формировании сетки необходимо оставлять время на перерывы, в ходе которых участники могли бы отдохнуть и переключиться: погулять, выпить кофе и перекусить, пообщаться. Это принципиально важное условие, если Вы хотите, чтобы участники усвоили большие объемы поступающей информации. Подробнее об этом можно узнать в книге Джона Медины «Правила мозга…» ссылка на книгу в Литрес
С нами Вы сможете контролировать количество людей в каждом зале, поможете участникам управлять своим временем и оказаться там, где они получат максимальную пользу от участия в мероприятии.
При формировании сетки необходимо оставлять время на перерывы, в ходе которых участники могли бы отдохнуть и переключиться: погулять, выпить кофе и перекусить, пообщаться. Это принципиально важное условие, если Вы хотите, чтобы участники усвоили большие объемы поступающей информации. Подробнее об этом можно узнать в книге Джона Медины «Правила мозга…» ссылка на книгу в Литрес
С нами Вы сможете контролировать количество людей в каждом зале, поможете участникам управлять своим временем и оказаться там, где они получат максимальную пользу от участия в мероприятии.
Торжественные мероприятия и экскурсионная программа
После завершения научной программы участники захотят увидеть торжественную программу и посетить достопримечательности города...
После завершения научной программы участники захотят увидеть торжественную программу и посетить достопримечательности города...
Помните, отдых такой же важный элемент обучения, как лекции или практические занятия, а общение с коллегами — один из основных стимулов посещения ваших мероприятий.
Мы пригласим профессиональных ведущих и талантливых артистов, настроим звуковое и видео оборудование, обустроим и оформим сцену и залы. Работа сценариста и режиссёра постановщика помогут просчитать поминутно каждое действие на сцене, создать уникальный сценарий, покажут артистов в лучшем свете — сделают так, что каждый участник сможет отдохнуть, получить новые положительные эмоции и уйдёт с торжества полным сил.
Мы организуем для участников экскурсии в наиболее интересные места города (или близлежащие города), распечатаем буклеты, где расскажем об основных достопримечательностях, близлежащих к площадке ресторанах, о местах аренды велосипедов и автомобилей, договоримся с администрацией о льготном посещении делегатами наиболее интересных мест.
«СТО Конгресс» понимает, насколько отдых и положительные эмоции важны для участников и создаст все необходимые условия для этого.
Мы пригласим профессиональных ведущих и талантливых артистов, настроим звуковое и видео оборудование, обустроим и оформим сцену и залы. Работа сценариста и режиссёра постановщика помогут просчитать поминутно каждое действие на сцене, создать уникальный сценарий, покажут артистов в лучшем свете — сделают так, что каждый участник сможет отдохнуть, получить новые положительные эмоции и уйдёт с торжества полным сил.
Мы организуем для участников экскурсии в наиболее интересные места города (или близлежащие города), распечатаем буклеты, где расскажем об основных достопримечательностях, близлежащих к площадке ресторанах, о местах аренды велосипедов и автомобилей, договоримся с администрацией о льготном посещении делегатами наиболее интересных мест.
«СТО Конгресс» понимает, насколько отдых и положительные эмоции важны для участников и создаст все необходимые условия для этого.
Время конференции ограничено
Научиться его использовать во благо для делегатов, оргкомитета, спонсоров — искусство, которым в полной мере владеет команда «СТО Конгресс». Мы поможем составить программу мероприятия, которая позволит участникам получить новые ценные знания и практические навыки для внедрения в свою рабочую практику, познакомиться с коллегами, отдохнуть и вдохновиться. Обратитесь в нашу компанию, и мы вместе сделаем программу Вашего мероприятия незабываемой.